ブレークダウン(段取り設計)

ブレークダウンとは、何かに取り組む際に具体的に何と何とやれば良いかを細分化することです。段取りを取る、段取りを設計するともいいます。まず、その業務のゴールは何かを明確にします。相手からの指示や依頼であれば、相手が求めているゴールは何かを確認し、共有します。次に、そのゴール到達に向けて何をやるべきかを一つ一つ挙げていきます。その際に、個々の実施事項が具体的なものでなければいけません。「●●社への訪問準備をする」だけでは具体的に何をすることが準備なのかが分かりません。もちろん、その準備内容が既に標準化されており、誰が実施しても同じものであればそれ以上細かく分解する必要はありません。しかし、そうではないのであれば、何と何を揃えるのか、改めて作る資料はないか、というように作業を分解していく必要があります。より具体的な作業に分解するポイントは、個々の作業の見積時間を設定することです。2時間の作業と8時間の作業であればおのずとその中身、内容は変わってくるはずです。8時間かけるのであればなぜ8時間となるのか、2時間で済むのであればなぜ2時間となるのか、と考えると作業内容がより具体的になります。

 

設定したゴールに向けて手戻りや二度手間、無駄なやり取りを極力減らし、最短距離となるように進むためには、業務着手前のブレークダウン(段取り設計)がポイントとなります。

 

上司であれば、指示したから後は出来上がるのを待てば良いではなく、どのように指示した内容の段取りを組んだのかをまずはチェックし、着手する前段階でより無駄のないやり方となるように指導する必要があります。その繰り返しが部下の仕事の仕方、思考レベルを改善、向上させていくことにつながります。